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Rapport du CCIP du 12 décembre 2007

Conseil consultatif de l’information et de la participation – 12 décembre 07
 
 
 
Présents : Elisabeth Dehoux, Vincent Houbart, Michaël Hubeaux, Michèle Devos, Benoît Demazy, Marc Hellebreckers, Jean-Marc Moutiaux, Rita Verstraete, Emmanuel Gilot, Frédéric Baelen, Marina Cohy, Thérèse-Marie Bouchat
 
Excusés : Catherine Stulemeijer, Pierre Monnoyer, Sandhya Katara, Alain Jossart, Jean-Philippe Dave, Thérèse Jeunejean, Sandhya Katara, Delphine Rasseneur, Daniel Halbardier, André Bodson, Sandy Rouyr, Anne Romainville.
 
 
1.     Approbation du compte rendu de la réunion du 25 octobre 2007
 
Le compte rendu de la réunion du 25 octobre est approuvé.
 
 
2.     Suivis – commentaires
 
·        Vivre à Floreffe :
-        Allure générale appréciée ; respect des souhaits du CCIP ; remerciements aux participants et aux personnes qui s’étaient proposées pour la relecture
-        Quelques erreurs relevées – remarques de 2 artisans ;
-        Problème au niveau de la distribution : plusieurs membres du CCIP (Benoît, Frédéric, Vincent, Sandhya) n’ont pas reçu le « Vivre à Floreffe » -> on informera Inroma dès jeudi 13/12 afin de voir ce qu’il en est et ce qu’il est possible de faire.
 
·        Site Internet 
-        Commentaires sur mises à jour, 1ère étape téléservices, newsletter (que souhaitez-vous ?) ; prochains projets : 3 – 4 utilisateurs ; annonce matchs de sports… -> Viser à pouvoir programmer la fin d’un affichage sur la page d’accueil ; améliorer rubrique CPAS (avec organigramme) ; les nouvelles rubriques sont sur actu (indiquer plus clairement qu’elles sont nouvelles).
 
 
3.     Bulletin communal – avis du CCIP
 
Une note servant à recadrer le débat est distribué en séance - cfr annexe 1.
Le CCIP rend un avis – cfr annexe 2.
Cet avis sera remis au Collège dans le courant du mois de décembre 2007.
 
Quelques remarques émises durant la discussion – à retenir :
-         Dépôt newsletter : administration communale, centre culturel, centre sportif, boulangeries ;
-         Avoir en tête complémentarité des outils d’information : ainsi, peut-être que lorsque nous aurons la lettre d’information et les panneaux d’information, il ne faudra plus annoncer les mêmes informations dans le bulletin communal ;
-         Trouver des moyens pour inciter les citoyens à venir au Conseil communal.
 
 
4.     Divers
 
1.      Panneaux d’affichage dans les villages : report
 
2.      Réunion d’accueil des nouveaux habitants : ce vendredi 14 décembre – maison communale
 
3.      Liste des sujets à débattre prochainement – « tour de table » :
-         Panneaux d’affichage dans les villages
-         Site Internet – charte utilisateur
-         ROI du conseil consultatif
-         Newsletter
+
-         Site Internet : avoir une page abonnement, analyser les statistiques pour voir où porter les efforts, élargir public cible…
-         CCIP – on a beaucoup travailler sur le I ; se pencher maintenant sur le P ;
-         Organisation d’une journée « portes ouvertes » à la Maison communale ? A coupler avec un autre événement ? Jeu interactif (ex : citoyens à la place des employés communaux)
-         Donner bonne information à chacun -> rendre davantage encore les canaux d’information complémentaires ; construire une grille et classer où chaque type d’information doit paraître.
-         Forum interpellation du citoyen
-         Conseil communal – alléger / rendre plus agréable la réunion
-         Conseils consultatifs – expliquer à la population ce que l’on y fait ; inviter certaines personnes en fonction des thèmes abordés…
 
 
 
ð     Prochaine réunion : le 12 février à 20h
ð     Ordre du jour :
-            suivis
-            panneaux d’information dans les villages : 1er débat
-            participation des citoyens à la vie communale
 

Annexe 1
Bulletin communal – débat
 
Conseil consultatif de l’information et de la participation – 12/12/2007
 
 
 
 
 
  1. Introduction 
 
·         Méthode de travail : proposition + évaluation possible après 1 an, 2 ans… (rien n’est figé)
·         Avis d’INROMA :
-          pas de surcoût pour bimestriel ;
-          possibilité d’opter également 5 numéros ;
-          possibilité d’opter pour la même charte graphique que site Internet et Vivre à Floreffe ;
-          possibilité d’utiliser du papier recyclé.
 
 
  1. Bulletin communal - organisation
 
· Périodicité :
-          Trimestriel ? Plutôt trimestriel avec diffusion de nouvelles informations d’une autre manière (en téléphonant à… , sur le site, via panneaux d’information)
-          Bimestriel ?   Plutôt bimestriel pour gagner de la place
-          5 par an ?   Avis partagé… est-ce possible d’en produire 5 sur l’année ?
 
· Rédaction / programmation :
-          Comité de « rédaction » ? Comité de « programmation » ? Comité au sein du CCIP ?    Comité de programmation au sein du CCIP (2 x) – on suscite des articles à partir de ce groupe ou d’un groupe qui en est issu
-          Comment fonctionne-t-on ? Qui est candidat ? Combien de réunions ?
 
· Accès au bulletin communal :
-          Toutes les associations ? Comment les associer ? Comment les solliciter ? Comment leur dire « non » lorsque c’est nécessaire ?   Pourquoi certaines associations sont-elles présentes au sein du bulletin communal et d’autres pas ?
 
 
  1. Bulletin communal – fond 
 
· Contenu :
-          Faut-il élargir le contenu ? A quoi ?
Vie des quartiers, gestion des déchets, travaux à venir, rubrique « terroir / mémoire collective » (historique nom de rue, recettes, carte postale…), reportage sur un projet, portrait, fiche intemporelle sur un sujet, information sur « conseils de vie », information sur conseils consultatifs, information sur une entreprise, article sur le nouveau site Internet…
-          Courrier des lecteurs / lieu de débat ? Ouvrir éventuellement un lieu de débat, un courrier des lecteurs…
-          Débat contradictoire ?   Débat contradictoire si gros projet en cours (mais sans polémique)
 
· Comptes rendus du Conseil communal 
-          Comment ? Enoncé des points de décision (un peu plus explicite qu’aujourd’hui) ? Autre idée ? Compte rendu du conseil communal in extenso ou en tout cas plus explicite.
 
· Edito  
-          Qui ? sur quoi ? Photo et éditorial sur activité phare
 
 
  1. Bulletin communal – forme
 
· Format :
-          Format A4 ?
-          Format journal ?
 
· Charte graphique :
-          Charte actuelle ?
-          Charte graphique du site Internet (et « Vivre à Floreffe ») ? Regrouper et prendre même logique (2 x)
 
· Papier :
-          Papier utilisé actuellement ?
-          Papier recyclé ? Utiliser du papier recyclé (2 x)
 
· Mise en page :
-          Par page thématique ?
-          Plus de cohérence dans mise en page ? Parfois colonnes, parfois texte continu… on ne sait pas toujours par où commencer la lecture
 
· Police de caractère :
-          Arial 10 (utilisé actuellement) ?
-          Plus grand ? plus petit ?
 
· Page de couverture :
-          Paysage + 4 petites photos ?
-          Autre ? Thème traité à l’intérieur
 

Annexe 2
 
Bulletin communal – Avis
 Conseil Consultatif de l’information et de la participation – débat 15/10/07 et avis 12/12/2007
 
 
 
 
 
 
Avis CCIP
Remarques
Bulletin communal - organisation
Périodicité
5 numéros (en 2008)
S’en tenir à 4 pages suppl. à charge de la commune (si possible)
Evaluation fin 2008 afin de voir si on passe à 6 numéros
Rédaction ou programmation
Comité de programmation, issu du CCIP
Groupe de relecture, issu du CCIP
 
Le Comité de programmation : se réunir une, deux ou trois fois sur l’année. Les réunions peuvent se faire 1 h avant la réunion du CCIP…
Le groupe de relecture reçoit les documents par courriel et a 2 ou 3 jours pour faire part des corrections de forme.
Appel aux membres du CCIP (courriel / courrier)
Programmation : Michaël, Benoît + …
Relecture : Benoît, Vincent, Michèle, Frédéric, Michaël + …
Avoir quelques articles de réserve, pour mettre quand il y a de la place
Accès au bulletin communal (toutes les associations ?)
A ajuster avec autres canaux d’information (site, newsletter, panneaux d’information dans les villages…)
Crainte : manque de place
Fiche type pour les associations (pour annoncer les évènements)
Editeur responsable qui, in fine, accepte ou pas l’article…
Bulletin communal - fond
Contenu élargissement ? autres informations?
Le comité de programmation fera des propositions – émettra des priorités
Beaucoup d’idées ont été émises lors de la réunion du 25/10. Voir ce qu’il est possible, souhaitable…
Enquête de satisfaction / appel à suggestions (dans bulletin communal, sur le site…)
Courrier des lecteurs ? Lieu de débat ?
Non
Pas dans le bulletin communal
Difficilement gérable
Débat contradictoire (quand projet important…)
Non
Pas dans le bulletin communal
Difficilement gérable, sans tomber dans la polémique.  Mais :
-   Les groupes politiques peuvent s’exprimer via feuillets qu’ils organisent et qu’ils distribuent.
-   Organiser des réunions publiques, avec un feuillet d’information, où chacun peut s’exprimer (y c. représentants des groupes politiques).
-   Inciter à venir au Conseil communal, lorsqu’il y a un sujet important (et lever la séance pour permettre aux citoyens de s’exprimer). Ex : projet BEP
-   Un numéro spécial pourrait être envisagé le cas échéant (ex : aménagement centre Floreffe).
Comptes rendus du Conseil communal ?
Oui, mais épingler 2 ou 3 décisions, et donner une information de 3-4 lignes minimum.
Pas beaucoup d’intérêt lorsqu’ils sont présentés par une liste de points.
Continuer d’inciter à consulter les dossiers du conseil communal sur le site (ou demander à recevoir par téléphone).
Editorial
Par le Bourgmestre ou par le Collège communal ou éventuellement par un Echevin
(Continuer à) être en phase avec l’information qui se trouve dans le bulletin
Pas de remarque particulière
Bulletin communal - forme
Format
Format A4
-
Charte graphique
Même charte graphique que site et « Vivre à Floreffe »
Utiliser les 4 couleurs, mais en différenciant peut-être un peu la signification de chaque couleur
Pas ou peu de rouge (économie) pour le bulletin communal ; en revanche, beaucoup de bleu…
Redéfinir à quoi correspond chaque couleur.
Type de papier
Recyclé
Cfr bulletin de Pepinster
Mise en page
Par page thématique, quand c’est possible
Favoriser lisibilité
-
Police de caractère
Police actuelle ou semblable
Grandeur OK
Attention : si c’est « Arial » qui est utilisée, c’est une police commerciale ! Voir s’il n’est pas possible d’être en phase avec choix logiciels libres
Page de couverture
Paysage large -> impression d’avoir toujours le même bulletin
Mettre plus d’humain sur la couverture ; être davantage en phase avec ce que l’on annonce…
2007 : année des paysages
Idées : affiche campagne « bonjour » au printemps, photo artistique esperanzah en juillet, ambiance cour d’école en septembre…
Bulletin communal – d’autres idées…
Participation des citoyens
Appel candidats « photographes », candidats « écrivains»… (encart)
Permettre à d’autres personnes d’intervenir, proposer des photos artistiques pour la couverture,…
Numéro spécial vacances
Participation conseils consultatifs des enfants et des jeunes…
Jeux, mots croisés…
Bulletin de 6 pages, entièrement financé par la publicité
 
Maison Communale

9 - 11, Rue Emile Romedenne
5150 Floreffe
Tél: 081/44 71 10

Heures d'ouverture:

Lundi, mercredi et vendredi de 8h à 12h et de 13h à 16h30
Mardi et jeudi de 8h à 12h et sur rendez-vous l'après-midi

Horaire élargi du service population:
samedi de 9h à 12h
Lundi, mercredi et vendredi de 8h à 16h30
Mardi et jeudi de 8h à 13h